Office Manager at Sixmorevodka in Berlin

 

As the full-time Office Manager you are joining our internationally renowned Concept Art team at our studio office in Friedrichshain Berlin. Your tasks concern the management of the administration, finances (including payroll) and continued operation of the studio itself (including IT tasks).

 

Your Tasks:

  • First point of contact for all guests, external vendors and suppliers
  • Handling financial matters such as wage data, monthly registrations, bookkeeping (tax accounting, invoicing, etc)
- Manage all incoming and outgoing telecommunication, phone calls, email, postal and courier services
  • Managing administration of Employee paperwork such as income-tax, benefits and all relevant forms
  • All travel management, logistics, booking and book-keeping of travel expenses
  • All internal filing and documentation logistics
  • Run administrative background tasks such as ordering office supply restock, drinks & food, studio beautification 
- Help (new) employees to be set up and assist them with logistical help needed to live and work in Berlin
  • IT support such as setting up computers, accounts, local server & password management
  • Create and organize company events, outings, dinners, celebrations
  • Sales & customer service management of http://shop.sixmorevodka.com/en/

 

Your Skills:

  • Proficient in both English and German. English is our company language, so a perfect grasp, both written and spoken, is a must, but you will also be dealing with numerous German speaking vendors and customers.
  • Excellent time management skills and the ability to work independently, prioritize and handle pressure
  • Organized to manage multiple tasks simultaneously and anticipate business needs
  • Detail driven, self-starter with a strong level of initiative
  • Proficient in MAC and Microsoft Office software (Word, Excel, Powerpoint)
  • Understanding of basic IT tasks necessary for the running of a studio
  • Conduct yourself in a gentle and nurturing manner, oriented toward improving the office atmosphere at all times

 

Benefits:

  • A competitive salary along with all company amenities and paid vacation time per year, fully covered health and dental insurance, etc.
  • Working with an amazing client portfolio featuring the biggest clients in entertainment, a unique behind the scenes look at how the industry works

 

If you are interested and fit the above criteria, please send your C.V. to jobs@sixmorevodka.com with the Subject Line: Office Manager

*No applications will be taken through post or by unscheduled studio visit.

 


 

Als Vollzeit Office Manager werden Sie Teil unseres international renommierten Concept Art Teams in unserem Studio in Friedrichshain, Berlin. Ihre Aufgaben betreffen die Verwaltung des Büros, die Finanzen (einschließlich Personalkosten ) und den fortlaufenden Betrieb des Studios (einschließlich IT Aufgaben).

 

Ihre Aufgaben:

  • Erster Ansprechpartner für alle Gäste, externe Anbieter und Lieferanten
  • Verwaltung finanzieller Angelegenheiten wie Lohndaten, monatliche Registrierungen, Buchhaltung (Vorsteuer, Rechnungen)
- Verwaltung aller eingehenden und ausgehenden Telekommunikation, Telefonanrufe, E-Mails, Post- und Kurierdienste
  • Verwaltung von Mitarbeiter Dokumenten, wie Einkommenssteuer, Krankenkasse und allen anderen relevanten Unterlagen
  • Gesamte Reiseorganisation, Logistik, Buchung und Buchhaltung von Reisekosten
  • All interne Archivierungs und Dokumentenpflege
  • Verwaltung von administrativen Hintergrundaufgaben wie die Bestellung von Bürobedarf, Lebensmitteln & Getränken, sowie die Verschönerung des Studios
  • Hilfe bei (neu) eingestellten Mitarbeitern mit logistischer Unterstützung in Berlin zu leben und zu arbeiten
  • IT Unterstützung beim einrichten der Computer, Benutzerkonten, Server Zugänge und Passwort Management
  • Firmenveranstaltungen, Ausflüge, Abendessen, Feste organisieren
  • Sales & Customer Service Management von http://shop.sixmorevodka.com/en/

 

Ihre Fähigkeiten:

  • Gute Englisch und Deutschkenntnisse. Englisch ist unsere Firmensprache, so dass ein perfekter Umgang in Wort und Schrift vorausgesetzt wird. Aber Sie haben auch mit zahlreichen deutschsprachigen Anbietern und Kunden zu tun.
  • Sehr gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, selbständig zu arbeiten, Prioritäten zu setzen, und mit Druck umgehen zu können
  • Gut organisiert, um mehrere Aufgaben gleichzeitig verwalten zu können
  • Detailorientiert und selbstständig, mit einem starken Maße an Initiative
  • Geübt in MAC und Microsoft Office Software (Word, Excel, Powerpoint, etc)
  • Verständnis der grundlegenden IT Aufgaben für den Betrieb eines Studio
  • Sie führen sich in einer sanften, pflegenden Weise und sind darauf orientiert, eine fröhliche Büroatmosphäre zu schaffen

 

Vorteile:

  • ein wettbewerbsfähiges Gehalt zusammen mit allen Betriebs Vorzügen, wie bezahlte Urlaubstage, vollständig abgedeckte Krankenkassen- und Zahnversicherung usw.
  • Die Arbeit mit einem beeindruckenden Kundenportfolio der größten Kunden in der Unterhaltungsbranche und ein einzigartiger Blick hinter die Kulissen der Branche

 

Wenn Sie Interesse haben und die oben genannten Kriterien auf Sie zutreffen, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf an jobs@sixmorevodka.com mit dem Betreff: Office Manager

* Wir nehmen keine Bewerbungen per Post oder Studiobesuche.

 

Job ad published on December 11th, 2017

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